Nuevas necesidades de los turistas de reuniones

Nuevas necesidades de los turistas de reuniones

  • 8 abril, 2016
  • por Raúl García López
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Dentro de la serie de posts que estoy publicando para analizar el estado actual del turismo de reuniones, en este segundo artículo, voy a enfocarme en los cambios que están experimentando las necesidades de los asistentes a las reuniones.

Un factor que tienen que tener en cuenta los organizadores de reuniones, es que los gustos y las necesidades de los asistentes a reuniones y eventos, están variando de forma constante. Tanto las sedes elegidas, el programa y el diseño del evento, tienen que reflejar estos cambios, lo que permitirá garantizar la satisfacción de los asistentes.

En concreto, en este artículo voy a hablar de:

  1. Las nuevas motivaciones y necesidades de los turistas de reuniones.
  2. La demanda de productos más saludables y opciones relacionadas con el bienestar.
  3. El perfil de los nuevos turistas de reuniones, los Millennials.
  4. La necesidad de introducir elementos de personalización.
  5. Los cambios en el diseño y funcionalidad de sedes y salas de reuniones.

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1.- Motivaciones y necesidades de los asistentes a reuniones

Los turistas de reuniones están conectados en todo momento y quieren interactuar de forma directa con su entorno. Las nuevas generaciones no quieren eventos estándar. Están cansados del modelo tradicional. Demandan:

  • Tener experiencias con valor añadido.
  • Ser parte de la generación del contenido.
  • Tener más posibilidades de interacción y comunicación.
  • Poder personalizar su experiencia.
  • Tener más opciones de networking.

Los organizadores de reuniones, incentivos y otros eventos, necesitan conocer las motivaciones y gustos de sus invitados. El conocer bien las expectativas de tus asistentes, puede ayudar a diseñar un programa que mejore su satisfacción con el evento.

Por ejemplo, para los incentivos SITE define4 principales perfiles de asistentes:

  • Learners (Estudiosos) – a los que les gusta la cultura, visitar museos y otros atractivos que muestren la historia del destino.
  • Calorie Burner (Aventureros) – personas activas y deportistas, a las que les gusta desarrollar actividad física y deportes de cierto riesgo.
  • Connoisser (Conocedores) – a los que les gusta experimentar los placeres gastronómicos y las compras del destino donde se desarrolla el incentivo.
  • Lounger – para los que la principal motivación es aprovechar las instalaciones del hotel o resort donde se desarrolla el incentivo. Disfrutar de la piscina, la playa, el spa o las instalaciones deportivas.

Los organizadores (dado lo heterogéneos que son los asistentes a eventos internacionales) tienen que ofrecer en el programa, diferentes actividades que encajen con diferentes tipologías de asistentes.

2.- Más allá de la salud y el bienestar

Por otro lado, los asistentes a las reuniones actualmente demandan una serie de productos y servicios que les permitan llevar una vida más saludable durante la reunión.

  • Con comida más sana.
  • Con más opciones para hacer ejercicio (incluso dentro del programa de la reunión).
  • Con oferta de spa, masajes y otros tratamientos.

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Pero también se empiezan a demandar soluciones y actividades que permitan equilibrar el aspecto emocional y espiritual, como sesiones de yoga o meditación.

Todo en base a la búsqueda de muchas personas de un sentimiento de plenitud físico y emocional.

3.- Millennials

Los nuevos turistas de reuniones, denominados Millennials (jóvenes que han nacido entre 1980 y el 2000) están empezando a modificar la forma en que se diseñan y se desarrollan todo tipo de reuniones y eventos.

Estos nuevos asistentes influyen en los destinos que se elijen, en la oferta de servicios tecnológicos que se les ofrece, en el entretenimiento que se programa o en el uso de las redes sociales como un elemento básico en los eventos.

Una de las principales características de este grupo generacional es su necesidad de involucrarse (engagement). Los organizadores tienen que saber como involucrar a la audiencia.

Podemos pensar en varias formas:

  • Invitar a los asistentes a que participen en programas de formación online gratuitos.
  • Aportar material de apoyo relevante y relacionado con la temática de la reunión.
  • Generar contenidos de calidad en los perfiles en redes sociales.
  • Usar la gamificacion, con algún elemento de competición entre los asistentes al evento.

El maestro de ceremonias y los speakers son elementos claves para que los asistentes participen de forma activa y las herramientas tecnológicas son el canal fundamental que permite la participación en tiempo real de los asistentes.

Networking – Los Millennials se enfrentan a un futuro laboral mucho menos seguro que en el pasado. Para las generaciones anteriores, una buena educación, los contactos correctos o entrar a trabajar en una buena empresa, te garantizaban un empleo estable para todo tu vida.

Hoy esto ya no es así y los millennials demandan tener en las reuniones más oportunidades de networking. Es básico para ellos, ya que les permite generar nuevos contactos y crecer profesionalmente, generando oportunidades para el futuro.

Esta generación está pasando del individualismo, a la asociación en torno a grupos “tribales”, que tengan sus mismos intereses y pasiones. Ello se refleja en que demandan reuniones y eventos que les permitan relacionarse con grupos pequeños de personas, que tengan sus mismos gustos y necesidades concretas.

La importancia de este segmento poblacional se hace patente en la estrategia de grandes cadenas hoteleras, que están creando oferta específica (con nuevas marcas) para adaptarse a las necesidades y gustos de los Millennials.

Esa oferta hotelera tiene algunas características novedosas en cuanto a diseño y a los servicios que ofrecen:

  • Tienen lobbies con ambientes más relajados e informales, que faciliten la conexión social.
  • Con un estilo moderno y elegante.
  • Dan a los espacios públicos un toque más cálido y personal.
  • Tienen una oferta variada de juegos digitales y otras opciones de entretenimiento.
  • Cuentan con una buena gastronomía, pero informal.
  • Ofrecen servicios tecnológicos adaptados a las necesidades de unos clientes, que están conectados en todo momento y que suelen viajar con 3 dispositivos móviles.

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Algunos ejemplos de este posicionamiento son las siguientes marcas:

4.- Personalización

La revolución tecnológica también ha hecho que los asistentes a reuniones y eventos demanden poder realizar tareas y gestionar servicios, a través de sus dispositivos móviles.

Entre los servicios que más les interesan, podemos destacar:

  • Registrarse en el evento y en las sesiones (aquellas que tengan aforo limitado).
  • Tener información del programa y los actos sociales.
  • Confirmar asistencia a eventos sociales o lúdicos.
  • Recibir documentación de apoyo.
  • Poder interactuar con el resto de participantes.
  • Poder poner valoraciones a la organización, al contenido y a las ponencias.
  • Poder participar en foros y chats.

Los asistentes a reuniones quieren tener la sensación de que, en cierto modo, pueden adaptar el evento a sus gustos y necesidades, recibiendo contenidos y desarrollando actividades que les proporcionan un valor añadido.

5.- Nuevas necesidades de sedes y salas

Los asistentes a reuniones cada vez quieren contar con ambientes más sanos, con más luz natural y espacios que estén bien ventilados.

También se demandan más espacios de relax y de confort, con ambientes más relajados y con estética cálida y acogedora.

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Esto hace que cada vez tenga más importancia los temas sensoriales de las salas de reuniones (colores, formas o iluminación). Todo influido por el nuevo concepto de bienestar y el gusto por ambientes cómodos, que faciliten el intercambio de información y de conocimiento.

Por todo ello, la atmósfera que se pueda generar en la sala toma mucha importancia. La decoración y la ambientación de salas tienen un impacto directo sobre el éxito de la reunión.

La tecnología permite hoy cambiar la percepción de una sala a través de luces led o pantallas gigantes.

Por último, debido al envejecimiento de la población, las sedes de reuniones y los hoteles tendrán que ser más accesibles, erradicando las barreras arquitectónicas.

En definitiva, hay que adaptar los programas y los servicios que se ofrecen, al ciclo vital de los asistentes.

Terminamos así con este post. Espero que os haya resultado interesante y útil.

Buen día a todos!!

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