Cambios en la planificación y organización de re...

Cambios en la planificación y organización de reuniones y eventos

  • 27 abril, 2016
  • por Raúl García López
  • compliance, congresos, convenciones, drag & drop, eventos verdes, funcionalidad, innovación, mice, personalización, Pop Up, reuniones, sedes de reuniones, sostenibiliad, tecnología, tendencias, turismo de reuniones, turismo mice,

En este nuevo post, dentro de la serie de artículos que estoy desarrollando para analizar el segmento de Turismo de Reuniones, voy a hablar en detalle de los cambios que se están produciendo en la planificación, diseño y desarrollo de las reuniones y los eventos.

En concreto voy a analizar estos 5 temas: 

  1. Compliance
  2. Diseño de sedes
  3. Eventos verdes
  4. Tendencias en la producción de los eventos

1.- Compliance

Uno de los elementos que más están influyendo en la organización de reuniones y eventos es el Compliance. El compliance se refiere a la necesidad que tienen asociaciones y empresas, de minimizar los riesgos que se pueden originar al organizar una reunión o evento.

Estos riesgos pueden ser económicos, legales, de operativa, de imagen de marca o relaciones públicas.

Entre las principales preocupaciones del compliance cabe destacar:

  • Asegurarse que se cumple con una serie de normas éticas establecidas por el sector de actividad donde desarrollamos nuestra actividad (sobre todo en eventos médicos).
  • Garantizar que tanto los organizadores como los asistentes, cumplen con la legalidad del destino donde se desarrolla la reunión.
  • Evitar riesgos (técnicos y humanos) que pueden surgir durante el desarrollo del propio evento. 

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2.- Cambios en el diseño de las sedes de reuniones

Las sedes de reuniones están experimentando cambios radicales en su diseño y en los elementos de innovación que introducen.

El layout de los centros de convenciones está cambiando, para adaptarse a las nuevas necesidades de los organizadores de reuniones y de sus asistentes.

El mercado demanda espacios que tengan una mayor flexibilidad y funcionabilidad. Se buscan espacios versátiles que se puedan adaptar a diferentes formatos de eventos.

Otra tendencia es la búsqueda de espacios no convencionales y el uso de estructuras efímeras (pop up), que se pueden montar y desmontar de forma sencilla.

Actualmente se demandan sedes ubicadas en edificios más sostenibles, con políticas de reducción de emisiones CO2 y estrategias para mejorar la eficiencia energética.

Sabor local – por otra parte, la singularidad del destino y sus elementos más icónicos, tienen que formar parte de la ambientación y la tematización de la sede de la reunión o el evento. La personalidad y esencia del destino tiene que matizar toda la experiencia en el evento (tanto fuera como dentro de la sede). Los turistas de reuniones quieren tocar, oler y degustar el destino que visitan.

Entre las principales tendencias que podemos encontrar en el diseño de nuevas sedes de reuniones, podemos destacar:

  • Las sedes serán más multisensoriales e inmersivas, estimulando muchos sentidos. Según los neurocientíficos, el estimular diferentes sentidos ayuda a generar una mayor satisfacción entre los participantes y a retener mejor la información.
  • La tecnología está permitiendo cambiar el diseño y la apariencia de una sala (modificándola de una sesión a otra) a través de Iluminación Led y mobiliario tecnológico.
  • La tecnología va a permitir la participación más activa de los asistentes y la medición (a través de sensores) de los flujos de movimiento de dichos asistentes por el centro de convenciones o por el hotel (aportando información relevante al organizador).

Drag and Drop – Una tendencia actual es reinventar espacios existentes para usarlos como sedes de reuniones. Algunos ejemplos pueden ser: vagones de trenes, iglesias, miradores, autobuses o antiguos aviones.

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Su popularidad radica en su creatividad, su carisma y la posibilidad de hacer el evento mucho más personal.

3.- Reuniones y eventos sostenibles y verdes

Los asistentes a las reuniones cada vez demandan eventos que sean más verdes y sostenibles.

Esto hasta ahora significaba:

  • Un uso limitado de los recursos utilizados (sobre todo agua, papel y energía).
  • Una gestión eficaz de residuos que se generan.
  • Y un uso eficiente de la energía.

Pero hoy en día, tener un evento sostenible va más allá. Ya no solo significa que no contaminen, significa también que desarrollen acciones de Responsabilidad Social Corporativa, aportando un valor añadido al destino donde se desarrollan o bien apoyando alguna buena causa o proyecto solidario.

La tendencia es que los organizadores de reuniones programen actividades, que permitan a los asistentes aportar un valor añadido a la comunidad local donde se celebra la reunión. Ya sea ayudando a preservar un arrecife, dando clases de inglés a niños, limpiando una zona natural protegida o trabajando en un comedor social. Esto ayuda a mejorar la satisfacción global de los asistentes con el evento.

Pero estas acciones solidarias, también ayudan a mejorar la imagen del organizador, agregando valores positivos a su marca.

4.- Tendencias en la producción de los eventos.

Es importante recordar que en muchos eventos, los costes de producción pueden llegar al 35% del presupuesto. Es muy importante cuidar los detalles para lograr que la reunión o el evento sea mágico y memorable.

Entre las principales tendencias en la producción de eventos, podemos destacar:

  • Los organizadores tienen que buscar formas creativas de involucrar a la audiencia.
  • Deben crear ambientes visuales mucho más estimulantes en las salas de reuniones.
  • Hay que ser innovador en la forma de hacer las presentaciones, usando pantallas gigantes, hologramas, video mapping y otros elementos audiovisuales innovadores e impactantes.
  • Usar montajes de mesas y sillas que permitan una mayor participación de los asistentes y una mayor interacción entre ellos. EL modelo de ponente y audiencia escuchando, está cambiando hacia formatos más inmersivos.
  • Hay que saber contar una historia a través de todo el evento (el famoso storytelling).
  • Crear ambientes cálidos y relajados para facilitar el networking.
  • Tener un enfoque localincentivando lacompra, el consumo y el gasto en productos y servicios locales, muy ligados al destino.
  • Programar actividades de responsabilidad social corporativa o empresarialque produzcan un impacto positivo en la comunidad local.
  • Organizar montajes mucho más creativos que permitan más interacción y cierto grado de personalización.

Terminamos así con este post. Espero que os haya resultado interesante y útil.

Buen día a todos!

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