La importancia de las experiencias en el segmento mice

  • 14 noviembre, 2016
  • por Raúl García López

Hoy en Aprende de Turismo, tenemos un artículo de un colaborador, que nos ha redactado nuestra amiga Raquel Lora (http://raquelora.com), experta en marketing digital y con amplia experiencia en turismo de reuniones y eventos.

Desde aquí nuestro más sincero agradecimiento por colaborar de forma desinteresada con Aprende de Turismo

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Lo primero que quiero decir es que ¡Me siento privilegiada por poder escribir en este blog un artículo!

Y como no quiero desaprovechar esta oportunidad, quiero hablar sobre un tema que si bien es cierto, quizás tendemos a pensar que puede ser muy obvio, voy a intentar contarlo como una experiencia personal haciendo alusión a la parte pura y dura de organizar una reunión y a la parte de asistente. De esta forma, abarcaré las dos perspectivas: la importancia de las experiencias en el segmento MICE

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LA IMPORTANCIA DE LAS REUNIONES

He trabajado durante 9 años en la parte de organización de eventos; en mis años en Barcelona el hotel donde estaba ubicada era un hotel puramente MICE, es decir, nos hinchábamos a hacer reuniones de trabajo tanto para PYMES como para multinacionales. Aprendí muchas cosas en esta etapa y una de ellas fue la importancia que tienen estas reuniones de trabajo para los equipos.

Le pese a quien le pese, reunirse es necesario. Bien sea en formato mixto (moda más actual, vídeo conferencia + presencial) o en formato 100% presencial, es importante unas sesiones donde los equipos tengan contacto, se pongan al día, se conozcan, etc.

Pensad que en reuniones de multinacionales, se citan a personas de todas las partes del mundo, si es que la empresa tiene personal distribuido worldwide y en ocasiones es la primera vez que se ponen cara entre ellos. En otras ocasiones con empresas más locales, existirán trabajadores que hablen a diario por teléfono pero sólo se ven una o dos veces por año ¿Qué mejor forma que hacerlo con un meeting?

Por último, creo fielmente que este tipo de reuniones refuerzan lazos entre las personas de los equipos. Todos sabemos que, en menor o mayor medida, existen tiranteces entre compañeros y cuando se realiza la sesión anual o trimestral de la empresa, las actividades ayudan a desinhibirnos, a tener una postura más cordial, etc

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¿SIMPLEMENTE UNA REUNIÓN O ALGO MÁS?

Personalmente he asistido a reuniones de trabajo que han durado varios días, encerrados literalmente en una sala y el recuerdo que tengo ahora después de varios años es o nulo o no muy bueno ¿por qué? ¡Porque nos aburrimos como ostras!

Nuestro cerebro está preparado para estar atento de manera continuada durante un cierto tiempo, 1.30h aproximadamente, después comenzamos a desconectar y necesitamos una pausa. Bien, hacemos una pausa de 15minutos y otra vez a la misma sala, viendo diapositivas y escuchando.

Llega la hora de comer ¡genial! Pero la alegría no dura tanto. A las 16h comenzamos de nuevo, con el estómago bien lleno y la siguiente pausa se espera para las 18h…y así sucesivamente durante 3 días ¿os suena?

Además introducimos nuevos elementos: mucho calor, mucho frío, aire acondicionado resecando las mucosas, poca o nula luz natural, sillas incómodas […]

Seguro que alguna vez lo habéis vivido en primera persona y estoy segura que no lo recomendaríais a nadie. Entonces ¡vamos a hacerlo diferente!

Vamos a darle un giro. De unos años para acá se ha escuchado y a día de hoy se habla de las “experiencias”. Ya no sólo buscamos reunirnos, sino que lo recordemos de una forma positiva y que esto haga que estemos deseando volver a reunirnos, estaremos más felices y motivados y al final se traducirá en mejores resultados para la empresa. ¡Es un círculo vicioso, sí, lo es!

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Pensaréis ¿y cómo lo hacemos? ¿Nos ponemos a hacer el pino en la sala? Pues podría ser una opción, seguro que si hacemos esto nunca olvidaremos aquélla reunión del mes de febrero en Toledo.

Lo que quiero decir es que existen muchísimas opciones.

Hacer las sesiones más interactivas, esto es, hacer que el público (trabajadores) participen de la reunión. Está muy bien explicarles los nuevos proveedores o los números tan fantásticos que hemos tenido en el anterior trimestre pero ¿Por qué no hacerlo interactivo?

Me gusta apoyarme en los ejemplos porque se entiende mejor. Imaginad que queréis presentar los números de final de año a los trabajadores, en lugar de plantar un Excel aburrido, ¿por qué no lo hacéis como si fuera una adivinanza y premiáis con algún detalle a quien acierte?

REVPAR MES DE NOVIEMBRE 2016: entre 100 y 150

ROI DE LA CAMPAÑA DE OTOÑO 2016: un 70%

Es sólo una sugerencia y quizás podáis pensar que es un disparate, pero os aseguro que no lo es. Los trabajadores recordarán ese momento.

Otro ejemplo, también para desarrollar dentro del venue donde estéis: hacer una gymkana.

Los trabajadores, agrupados por equipos, tendrán que encontrar diferentes pistas hasta construir el dato o información que queráis presentar y que sean ellos quienes lo presenten a sus compañeros; obviamente, después se puede ofrecer una explicación más técnica, pero ellos ya han tenido que implicarse y seguro no se olvidarán del dato.

Hay infinidad de ejemplos para hacer una sesión más amena y que todos tengamos mejores recuerdos.

EXPERIENCIAS FUERA DE LAS SALAS

Este punto es igual o más importante que lo que he comentado en el anterior. Es fundamental que las personas se diviertan tras una jornada de trabajo encerrados literalmente en una sala de reunión, con suerte, con luz natural.

¡Hay que ser creativos! 

Þ    Salidas en catamarán

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Þ    Catas de aceites

Þ    Catas de vinos

Þ    Parques temáticos

Þ    Cenas experiencia con productos locales

Þ    Elaboración de productos típicos de una región

Es muy importante informarse antes de acudir a la ciudad, pueblo, isla o lugar donde se va a realizar la reunión para conocer la oferta local. No es lo mismo hacer un meeting en Zamora, donde quizás podamos aprovechar para visitar una bodega y hacer una cata de vinos, que realizarla en Menorca, donde seguramente podamos aprovechar el mar como canal para hacer actividades acuáticas.

Por norma general los DMC’s pueden ayudarnos mucho con la contratación y elaboración de planes alternativos para realizar en paralelo a las reuniones; estas agencias son conocedoras y especialistas en una o varias zonas con lo que seguro nos podrán echar una mano.

Termino el artículo no sin antes preguntaros: ¿Cuál es vuestro mejor recuerdo de una reunión de empresa?

Raquel Lora

http://raquelora.com

 

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