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Influencia de la tecnología en la organización de reuniones y eventos

  • 4 abril, 2016
  • por Raúl García López
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Empiezo con este post una serie de 5 artículos donde voy a analizar las principales tendencias en la organización y captación de reuniones y eventos internacionales.

Los 5 artículos tratarán sobre los siguientes temas:

  1. Influencia de la tecnología en la organización de reuniones y eventos
  2. Las nuevas necesidades de los turistas de reuniones
  3. Las tendencias en la gestión de reuniones
  4. Consejos para la captación de congresos y eventos corporativos
  5. Meeting design – el próximo paso en la organización de reuniones y eventos

En este primer artículo voy a hablar sobre la influencia que la tecnología tiene en la organización de reuniones y eventos. Para ello voy a analizar 5 grandes elementos:

  1. Apps
  2. Big Data
  3. Strategic Meetings Management
  4. Eventos híbridos
  5. Nuevas formas de transmitir contenido

Como en todo el sector turístico, la tecnología ha transformado en los últimos años, el segmento de turismo de reuniones.

Podemos distinguir 2 áreas donde la tecnología ha tenido un mayor impacto:

  • La tecnología aplicada a la organización de las reuniones y eventos.
  • La tecnología aplicada a los servicios que se ofrece a los asistentes a reuniones y eventos.

El crecimiento de los dispositivos móviles hace que los organizadores tengan que adaptar la comunicación y los servicios que ofrecen a los asistentes de reuniones.

Hay que recordar, que los asistentes a congresos, reuniones corporativas y otros eventos, llevan una media de 3 dispositivos móviles (teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores portátiles).

Para estos turistas de reuniones, es fundamental estar conectado en todo momento, teniendo 3 necesidades concretas:

  • Interactuar con la propia reunión o evento.
  • Estar conectado con su trabajo o actividad profesional.
  • Estar conectado con familiares y amigos.

Hasta hace poco se veía la tecnología tan solo como una vía para enviar mensajes y anuncios a los asistentes. Ahora se requiere tener interactividad con ellos en tiempo real. Los nuevos usuarios demandan comunicación bidireccional y más servicios que puedan gestionar directamente desde sus dispositivos móviles, en todas las etapas del viaje (antes, durante y después de la reunión o evento).

Fruto de esta necesidad, está creciendo mucho la tecnología aplicada a la comunicación en tiempo real. El objetivo es involucrar al asistente y que los eventos se hagan cada vez más interactivos y participativos, ya que los asistentes quieren ser protagonistas (y no meros espectadores).

1.- Aplicaciones móviles

El uso de Aplicaciones Móviles (Apps) específicas para las reuniones está creciendo muy rápidamente.

Las Apps se suelen usar para:

  • Informar – aportar información a los asistentes, que ayude a mejorar su experiencia en la reunión.
  • Involucrar – proporcionar a los asistentes una forma de participar activamente en el evento, en un ámbito digital.
  • Analizar – aprovechar la información generada en la App por los asistentes, para evaluar el desarrollo del evento y la satisfacción de los invitados.

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En estas Apps se suele incluir:

  • Información del programa.
  • Anuncios y recordatorios.
  • Cuestionarios de valoración.
  • Servicios de registro a ponencias o eventos sociales.
  • Servicios de chat entre asistentes.
  • Sistemas de votación sobre los contenidos de las ponencias o las presentaciones.

Y permiten a sus usuarios:

  • Descargarse presentaciones.
  • Ver la biografía de los ponentes.
  • Enviar preguntas a la organización.
  • Participar en foros abiertos y con los speakers.
  • Comunicarse con el organizador y otros asistentes a la reunión.

No obstante, en la mayoría de los casos los organizadores de reuniones no sacan todo el beneficio que estas aplicaciones les pueden ofrecer. Cuando usamos una App para un evento, nos tiene que servir para:

  • Conocer el comportamiento de los asistentes.
  • Personalizar los productos y servicios que se les ofrecen.
  • Involucrar a los asistentes.
  • Pedir una valoración de su experiencia.
  • Medir la efectividad de la reunión, analizando si se han alcanzado los objetivos que se plantearon al organizarla.

2.- Big Data

En los próximos años veremos como se desarrolla el Internet de las Cosas, por el cual cada vez más elementos de nuestra vida cotidiana, estarán conectados a internet, intercambiando información entre ellos de forma constante. 

Las sedes de reuniones usarán cada vez más sensores, que permitan tomar mediciones de datos sobre las propias reuniones y los flujos de asistentes. De estos datos se pueden extraer información relevante para que los organizadores puedan adaptar y modificar la reunión en tiempo real, para mejorar la satisfacción de los asistentes y conseguir los objetivos establecidos por el organizador.

También se empezarán a instalar en centros de reuniones y hoteles, los famosos beacons, pequeños dispositivos que utilizan la última tecnología de Bluetooth y que permiten mandar mensajes personalizados a dispositivos móviles, según su ubicación. Esto permitirá a los organizadores enviar mensajes (ya sea sobre horarios, novedades o cambios en el programa) a determinados asistentes, basados en su posición dentro del centro de convenciones o del hotel.

Por otro lado, la revolución digital ha permitido poder recoger gran cantidad de información personal de nuestros clientes en diversas fuentes de Internet (redes sociales, blogs o comunidades virtuales) y otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, uso de dispositivos móviles o datos aportados por la propia App del evento.)

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Con toda esta información se puede llegar a elaborar un perfil de comportamiento y de hábitos de viaje de los asistentes, que puede ser muy útil para hoteles y otras empresas turísticas.

Contar con esta información puede permitir:

  • Conocer mejor a tu cliente.
  • Personalizar su experiencia.
  • Aumentar su satisfacción.
  • Generar más ingresos. 

3.- Strategic Meetings Management (SMM) – También está creciendo mucho el uso de software específico para organizar y gestionar reuniones y eventos.

Entre los beneficios de su uso, podemos destacar: 

  • Ahorro económico.
  • Visión más estratégica de la reunión.
  • Reducción del riesgo (tanto financiero como legal).
  • Transparencia.
  • Compliance.
  • Aumento de la satisfacción de los asistentes.

4.- Eventos híbridos

Una de las tendencias en la organización de reuniones ha sido el desarrollo de eventos híbridos, que combinan una parte presencial de la reunión, con otra virtual, a través de internet.

La tecnología ha permitido tener audiencias mucho más grandes, que no están físicamente en la reunión o evento. Pero no hay que confundirse con el significado de híbrido. El hacer un webcasting o una sesión en streaming no significa tener un evento híbrido. Un evento híbrido tiene que aportar algo más: mejores contenidos e interactividad con los usuarios remotos.

Hay que generar contenidos que involucren y que motiven a participar a la gente que no está físicamente en la reunión.

Los eventos híbridos tienen una serie de ventajas sobre los formatos más convencionales:

  • Alcanzan mayores audiencias.
  • Generan menos costes para los organizadores.
  • La vida del evento puede ser mayor que los eventos solo presenciales.
  • Es más fácil hacer seguimiento a los participantes.
  • Son más amigables para las nuevas generaciones.
  • Están enlazados de forma natural con las redes sociales.
  • Pueden tener un feedback de la satisfacción de los asistentes en tiempo real, que permita adaptar el evento mientras se desarrolla.
  • Y generan un nuevo canal de ingresos para los organizadores.

A pesar del crecimiento de las reuniones híbridas y de las totalmente virtuales (donde no hay un encuentro físico), las reuniones presenciales siguen muy vigentes y van a seguir creciendo. Los seres humanos somos criaturas sociables y las relaciones interpersonales son muy importantes para la generación de conocimiento y el desarrollo de oportunidades comerciales.

5.- Nuevas formas de transmitir contenido

La tecnología también está permitiendo cambiar la forma en la que se transmite el conocimiento.

Por una parte, a través del uso de herramientas tecnológicas y elementos audiovisuales como:

  • Pantallas gigantes.
  • Hologramas y video maping.
  • Realidad aumentada.
  • Robots.

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Y por otra parte, por el uso que hacen los propios asistentes de sus dispositivos móviles, para transmitir en tiempo real, imágenes de la reunión, vía streaming. Los asistentes a las reuniones cada vez van a tener más capacidad de difundir lo que está pasando en el evento vía aplicaciones como Periscope, Meerkat o Facebook Live.

Por último, en el futuro los organizadores grabarán imágenes en 360º, para dar a los asistentes virtuales, una sensación más inmersiva en el evento.

Con esto termino este post. Espero que os haya resultado útil e interesante.

Buen día a todos!!

 

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