La crisis generada por la pandemia de Covid-19, ha supuesto un duro golpe a la Industria de Reuniones y Eventos (MICE), que ha sido el sector turístico que primero se ha visto afectado y uno de los que se recuperará más tarde.

Si no lo has leído todavía, puedes ver aquí el artículo que he publicado sobre el futuro de la Industria de Reuniones y Eventos (MICE).

La lenta recuperación del sector, hará que muchas asociaciones y empresas busquen fórmulas alternativas para seguir desarrollando eventos de forma segura.

Si bien las reuniones presenciales no van a desaparecer, ya que la interacción humana es fundamental para el intercambio de conocimiento, hasta que la situación vuelva a una cierta “nueva” normalidad, la tecnología puede ser una aliada para los organizadores que quieran desarrollar reuniones y eventos.

Las medidas sanitarias y de distanciamiento social van a limitar el aforo de los eventos en una primera fase de recuperación del sector. Pero es que además, mucha gente no se sentirá segura de asistir a eventos con cientos de participantes.

Reuniones Híbridas

La tecnología se ha ido integrando cada vez más en las reuniones. En un primer momento la tecnología permitió grabar las ponencias y los seminarios. Una vez terminaba el evento, estos videos se enviaban a los participantes que no pudieron asistir. Posteriormente, la tecnología permitió la transmisión de dichas presentaciones en vivo, vía streaming.

Hoy, la tecnología permite el desarrollo de los eventos híbridos que combinan una parte presencial de la reunión con otra virtual en internet y el nacimiento de eventos 100% digitales, donde no hay un encuentro físico entre los participantes.

La tecnología permite eventos que se desarrollan en varios sitios a la vez, intercambiando información entre ellos, o reuniones virtuales con asistentes conectados solo a través de espacios virtuales.

No hay que confundirse con el significado de híbrido. El hacer un webcasting y transmitir las ponencias en directo vía internet no significa tener un evento híbrido. Un evento híbrido tiene que aportar algo más: mejores contenidos e interactividad con los usuarios remotos. La idea es que el asistente virtual se sienta como que realmente está en la reunión.

Las teleconferencias normalmente son muy aburridas. La clave para organizar buenas reuniones digitales es el contenido y las aplicaciones tecnológicas de última generación, que permitan una experiencia significativa. Hay que generar contenido que involucre y que motive a la gente a participar.

Los eventos híbridos permiten tener un feedback en tiempo real de los participantes, aportando información relevante que permite a los organizadores tomar decisiones estratégicas sobre el desarrollo del propio evento.

Podemos destacar algunas ventajas que los eventos híbridos pueden aportar a asociaciones y empresas:

  • Menores costes
  • Audiencias más grandes
  • Enlazados de forma natural con las redes sociales
  • La vida del evento puede ser mayor que las reuniones presenciales
  • Es más fácil hacer seguimiento e interactuar de forma personalizada con los participantes
  • Más amigable para las nuevas generaciones
  • Puede generar un nuevo canal de ingresos

Nuevos perfiles para los eventos híbridos

El aumento de los eventos híbridos va a favorecer la creación de nuevos perfiles profesionales que serán más demandados por los organizadores de reuniones:

  • Community managers – no solo en redes sociales, sino para recoger información, analizar tendencias y mantener a la audiencia activa y participativa en reuniones híbridas.
  • Analistas de datos – para conocer el comportamiento de los participantes virtuales en los eventos híbridos.
  • Diseño de experiencias virtuales – que permitan crear experiencias virtuales inmersivas.
  • Generadores de contenidos – especializados en generar interacción entre los asistentes virtuales.
  • Formadores – profesionales educadores especializados en entornos online.

Big Data

Uno de los grandes fenómenos que va a transformar la industria MICE es el Big Data. Los eventos híbridos pueden generar muchos datos que nos pueden ayudar a analizar el comportamiento de los asistentes.

¿Pero qué significa el Big Data? Consiste en la recogida, cruce y análisis de información personal de tus clientes o de los asistentes a una reunión.

Los organizadores de reuniones y eventos ya tienen gran información de los asistentes a sus eventos, pero no la usan para adelantar el comportamiento de los asistentes, personalizar contenidos y cubrir las necesidades específicas de los participantes.

Tienen mucha información, pero en muchos sitios diferentes y no saben cómo cruzarla. Las empresas turísticas pueden comprar software o generar uno específico para la gestión y el análisis de esta información.

Los organizadores de reuniones pueden analizar y cruzar:

  • Los datos de miembros asociados a la organización
  • Los de asistentes registrados a la reunión o evento
  • Los de los asistentes virtuales
  • Los de registrados a publicaciones y newsletters del organizador
  • Los de registrados en ponencias y actos sociales
  • Los de preferencias alimenticias y necesidades especiales
  • Los de reservas hoteleras, si el organizador centraliza este servicio

Por otro lado, la revolución digital ha permitido poder recoger gran cantidad de información personal de nuestros clientes o delegados en Internet (redes sociales, blogs o comunidades virtuales) y otras fuentes (como uso de tarjetas de crédito, uso de dispositivos móviles o datos de geolocalización aportados por la propia App del evento.)

Con todas estas informaciones, se puede llegar a elaborar un perfil de comportamiento y de hábitos de viaje de los asistentes, que puede ser muy útil para adaptar el evento a su perfil y necesidades concretas.

Contar con esta información te permite:

  • Conocer mejor a tu cliente
  • Personalizar su experiencia
  • Aumentar su satisfacción
  • Generar más ingresos

Consejo: Los departamentos de marketing se tienen que volver departamentos de análisis de información. Es la vía más rápida para mejorar la experiencia de los clientes y de los asistentes al evento.

Todo este proceso de Big Data se va a favorecer con la llegada de la tecnología 5G, que permitirá conexiones mucho más rápidas a Internet y velocidades de descargas antes nunca vistas y sin tener latencia (tiempo que tarda la información de llegar de un sitio a otro).

Otras ventajas de usar la tecnología en los eventos

La tecnología también permite a los asistentes personalizar su experiencia, al poder gestionar directamente ciertos servicios, como:

  • Registrarse en ciertas sesiones y ponencias
  • Confirmar asistencia a eventos sociales y de networking
  • Votar y valorar todos los contenidos
  • Organizar reuniones con otros asistentes
  • Reservar espacio en transfers organizados al centro de convenciones
  • Poder elegir tipo de almohadas o las amenities de la habitación

Y por su parte, permite al organizador:

  • Enviar invitaciones personalizadas
  • Ofrecer itinerarios y servicios a la llegada
  • Usar geoposicionamiento para ubicar salas de reuniones y zona comercial
  • Enviar información de patrocinadores y expositores
  • Recibir feedback y votaciones en tiempo real

Las empresas turísticas tienen que actualizarse tecnológicamente. Tienen que verlo como una inversión y una oportunidad para ofrecer una experiencia más inmersiva a los asistentes de los eventos y recoger información relevante que ayude a conocer mejor a nuestros asistentes y adaptar la organización del evento a sus necesidades y motivaciones.

Con esto terminamos el artículo sobre Eventos Híbridos y Big Data.

Espero que os haya resultado útil.

 

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