En este post (dirigido principalmente a destinos, hoteles, agencias receptivas y centros de convenciones) voy a dar algunas claves para poder captar más congresos y reuniones corporativas.

Tanto las asociaciones como las empresas han evolucionado mucho en los últimos años y es necesario conocer, como estos cambios están afectando a los procesos de candidatura y a la organización de congresos y reuniones corporativas.

Captación de congresos y eventos asociativos

Destinos, centros de reuniones, hoteles y opc´s deben saber que una de las mejores formas de captar congresos nacionales e internacionales, es a través de la relación que se establece con entidades y asociaciones locales, presentes en el destino.

Entre los objetivos de nuestra acción comercial debe estar el desarrollo de visitas comerciales y reuniones con entidades locales, como pueden ser:

  • Asociaciones médicas
  • Asociaciones científicas
  • Centros de investigación
  • Hospitales
  • Colegios profesionales

Los operadores locales de turismo de reuniones o Mice, tienen que tener una relación muy estrecha y fluida con las asociaciones médicas y científicas locales, que les permitan alcanzar 3 objetivos:

  • Identificar congresos y eventos internacionales, para los que poder presentar una candidatura.
  • Conocer mejor las características internas de los congresos que ya tenemos identificados.
  • Informar a las asociaciones locales del apoyo (técnico, logístico y económico) que puede aportar el destino (y sus empresas asociadas), si deciden presentar una candidatura para captar un congreso.
  • Incentivar la preparación conjunta de candidaturas para la captación de congresos estratégicos para la ciudad.

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También hay que tener en cuenta que la organización y el funcionamiento de muchas asociaciones internacionales ha evolucionado significativamente en los últimos 10 años.

Destinos y empresas turísticas del sector Mice tienen que tener en cuenta las tendencias que se están produciendo en los procesos de candidatura de asociaciones internacionales, para poder adaptar su estrategia y su posicionamiento comercial.

Entre estas tendencias, cabe destacar:

  • Las asociaciones internacionales son hoy en día mucho más profesionales a la hora de desarrollar sus congresos.
  • Saben lo que quieren obtener cuando desarrollan el congreso.
  • Buscan generar beneficios para la asociación y aportar un valor añadido a los delegados asistentes.
  • La mayoría de los procesos de candidatura están mucho más estructurados y son más claros, para quien quiere presentar una candidatura.
  • Cada vez hay más asociaciones que no tienen un proceso de candidatura tradicional, en el que necesitan una candidatura oficial de un miembro local. Un 30% de ellas ya tienen procesos y procedimientos internos definidos, para elegir directamente donde se va a desarrollar el congreso.
  • Las asociaciones buscan destinos que aporten incentivos fiscales y financieros.
  • También buscan destinos y candidaturas que les ayuden a desarrollar la misión estratégica de la asociación.

Por otra parte, los convention bureaux (con recursos cada vez más limitados en muchos casos) son más selectivos a la hora de elegir qué candidaturas presentan y se orientan a captar congresos y eventos, que consideran estratégicos para el destino.

Un congreso se puede considerar estratégico por varias razones:

  • El volumen de asistentes que acoge.
  • La relevancia de la temática del congreso, que puede generar interés mediático y ayudar a posicionar la marca del destino como sede de congresos.
  • El alto perfil o el alto gasto de los participantes.
  • El impacto económico que se genera para el destino, dado el perfil y las necesidades del congreso.
  • El beneficio en la generación de conocimiento que genera en sectores de actividad o comunidades científicas, médicas o empresariales a nivel local.

Captación de reuniones y eventos corporativos

A diferencia del segmento de congresos, para el que existe mucha información pública sobre los requisitos técnicos que tiene y sobre el proceso para presentar una candidatura y organizarlo, las reuniones corporativas no disponen de dicha información pública y es más difícil poder presentar propuestas o candidaturas para organizar sus reuniones, convenciones, incentivos y otros eventos.

En este segmento corporativo lo difícil es identificar aquellas reuniones y eventos que nos interesa captar. Para ello, tenemos que hacer un estudio y análisis, que nos señale qué segmento de las reuniones corporativas encaja más con nuestro destino o producto turístico.

La primera fuente de información son las multinacionales que están presentes en tu destino y que te pueden ofrecer información valiosa de cómo presentar una propuesta para organizar alguna de sus reuniones a nivel internacional (pudiendo darte el contacto directo de la persona que toma la decisión).

No obstante, para captar más eventos corporativos es fundamental conocer bien los diferentes intermediarios turísticos presentes en el mercado, que nos pueden solicitar presupuestos o propuestas. Cada uno de ellos tiene un funcionamiento y unos objetivos diferentes, con lo que es importante adaptar nuestra estrategia de promoción y de ventas, según las características de cada uno de ellos.

Entre los posibles clientes que podemos encontrar en el mercado corporativo, podemos destacar:

  • Empresas que organizan las reuniones y los eventos.
  • Agencias de Viaje corporativas (incluidas las implants).
  • Destination Management Companies – agencias receptivas especializadas en el segmento corporativo.
  • Meeting Planners que son agentes de viaje especializados en la organización de reuniones y eventos corporativos.
  • Casas de Incentivo – que son agencias especializadas en la organización de incentivos.
  • Agencias de eventos.
  • Agencias de comunicación.
  • Agencias de relaciones públicas.

Una vez identificadas las empresas o los intermediarios que nos pueden generar propuestas de trabajo, cuando nos llegue la posibilidad de presentar un presupuesto o una propuesta de trabajo, tenemos que tener varias cosas en cuenta:

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1.- Cuando diseñamos el programa para una reunión o evento tenemos que plantearnos dos metas:

  • Que los organizadores consigan los objetivos que se han propuesto al planificar la reunión o el evento. Esto ayudará a que nos pidan más propuestas y presupuestos en el futuro.
  • Que los asistentes tengan una buena experiencia. Un asistente contento nos ayudará en la comunicación y en el posicionamiento de nuestra marca.

2.- De lo anterior se deduce que es fundamental conocer las motivaciones y los objetivos que se plantean las empresas a la hora de desarrollar la reunión o el evento. Ello nos ayudará a definir mejor nuestra propuesta y a preparar un programa que contribuya a conseguir los objetivos que se ha planteado la empresa.

3.- Hay que saber qué elementos valoran más los clientes, en relación a las propuesta que reciben para organizar sus reuniones. Las empresas necesitan que las reuniones (y sobre todo los eventos) sean profesionales, mágicos y memorables

Normalmente, los elementos más importante para la mayoría de ellos son:

  • Originalidad y espectacularidad del proyecto.
  • Coste total que les va a suponer desarrollar la reunión o el evento.
  • Personalización de la propuesta.
  • Formato y presentación de la propuesta.
  • Imagen de marca de tu empresa en el mercado y clientes con los que has trabajado con anterioridad.

Por otro lado, hay que tener en cuenta que los plazos que las empresas dan, para presentar propuestas y presupuestos, se están acortando cada vez más. Antes las empresas organizaban las reuniones con bastante tiempo de antelación y las agencias receptivas o los hoteles tenían tiempo para preparar una propuesta personalizada. Pero últimamente las empresas dan plazos muy cortos y los operadores tienen poco margen de maniobra.

Por ello, los hoteles y agencias receptivas tienen que tener programas tipo “prediseñados y ya maquetados”, para poder adaptarlos de forma rápida y sencilla, a la necesidades concretas de un cliente particular.

Un problema que tienen las agencias receptivas es el hecho de que muchas veces un cliente les pide un programa muy detallado, para luego copiarlo y desarrollarlo directamente o pasárselo a otra agencia competidora, para que lo organice a un menor precio.

El reto para las agencias receptivas, está en poder presentar una propuesta que sea muy creativa e impactante, pero dejando fuera datos que no permitan copiar fácilmente el programa al 100% o que por lo menos, la calidad de la experiencia no sea la misma de la que ofrecemos nosotros.

Vamos ahora a analizar algunos elementos fundamentales que hay que tener en cuenta a la hora de elaborar una propuesta o un presupuesto, para organizar una reunión o evento corporativo:

  • Hay que responder en el menor tiempo posible, desde que nos piden la propuesta.
  • Se deben analizar con detalle los objetivos que la empresa se plantea, para organizar la reunión o el evento.
  • Hay que resolver las dudas que tengamos con el cliente, para personalizar al máximo nuestra propuesta.
  • El programa tiene que ser muy detallado y tener propuestas originales.
  • La maquetación de la propuesta tiene que ser muy gráfica, visual y atractiva, incluyendo muchas fotos y recursos audiovisuales.
  • Es interesante usar formatos innovadores para presentar el programa. Producir un video para explicarlo puede hacerte destacar sobre la competencia.
  • Tenemos que explicar bien el programa y la experiencia. Muchas veces los clientes descartan propuestas simplemente porque no han entendido bien los componentes del programa o la singularidad de las actividades a desarrollar.
  • Hay que saber contar una historia. Los organizadores de reuniones y eventos buscan una temática (theme en inglés), que dé uniformidad a todo el evento y que hay que plasmar y desarrollar en la propuesta de trabajo. Un buen enfoque puede convencer a un cliente.
  • Es recomendable detallar los medios técnicos que se van a utilizar. Como la tecnología es cada vez más fundamental en reuniones y eventos, hay que detallar todos los medios tecnológicos y audiovisuales que van a estar presentes en el desarrollo del evento.
  • Es fundamental destacar los valores añadidos de nuestra empresa y los elementos que nos diferencian de la competencia.
  • Hay que proponer parámetros para medir el éxito de la reunión y la satisfacción de los asistentes.
  • Y por último, hay que plantear ideas y actividades que permitan que los participantes se involucren y participen de una forma más activa con la reunión ( lo que en inglés se llama engagement).

Por último, queremos destacar algunos elementos que pueden hacer que un evento sea memorable y que deberían formar parte de una buena propuesta o programa:

  • Una sede de reuniones moderna, tecnológica o muy diferente a las demás.
  • El uso de sedes singulares espectaculares (como un castillo o un palacio) para desarrollar actos sociales.
  • Una oferta gastronómica de primer nivel.
  • Una serie de actividades interesantes y entretenidas, que aporten un valor añadido a los asistentes.
  • Experiencias que pongan a los asistentes en contacto con la comunidad local.
  • Un espectáculo sorprendente.
  • O unos regalos y premios interesantes.

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Con esto terminamos este artículo. Espero que os haya resultado útil e interesante.

Buen día a todos!!

 

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