Hace una semanas, durante mi asistencia a la feria EIBTM, tuve la oportunidad de asistir a la presentación del informe sobre el mercado de reuniones y eventos que ha desarrollado American Express.

La primera certeza que se desprende de las diversas fuentes que han consultado para elaborar este estudio, es que el mercado de reuniones se está recuperando, aunque todavía hay factores de riesgo y está lejos de los números anteriores a la crisis.

Las principales conclusiones a destacar del estudio son:

  • Los presupuestos para el desarrollo de reuniones empiezan a estabilizarse y en algunos casos incluso a experimentar pequeños incrementos, lo que no se veía en los últimos 5 años.
  • Se seguirá reduciendo el número de asistentes. Las empresas no quieren que sus empleados se alejen muchos días de su puesto de trabajo.
  • Las reuniones serán más locales y con temática más específica.
  • La duración de los eventos se reducirá. Hace unos pocos años tenían una media de 4 o 5 días y ahora solo de 2,2 días.
  • Y los tiempos para presentar propuestas para organizar una reunión (los lead times) se reducirán todavía más.
  • Aunque todavía no está muy extendido, cada día más empresas desarrollan estudios para evaluar el retorno a la inversión realizada en el evento.

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Otra de las tendencias en el sector, es la búsqueda por parte de los organizadores, de sedes fuera de lo normal, donde desarrollar las reuniones y eventos.

Los organizadores también se tienen que adaptar a los cambios en los hábitos de consumo que influyen en la logística y la producción de los eventos. Los nuevos asistentes, mucho más tecnológicos y acostumbrados a desarrollar varias tareas al mismo tiempo, quieren tener poder de personalización, generar contenido y relacionarse de forma virtual con el resto de asistentes.

Los asistentes a congresos y eventos corporativos demandan interactuación con organizadores y ponentes en tiempo real. También quieren tener posibilidad de personalizar su programa o gestionar sus sesiones a través de su dispositivo móvil.

Relacionado con todo lo anterior se sitúa el crecimiento del uso de redes sociales integradas dentro del evento. No obstante, su aplicación a los eventos supone tanto un reto como una oportunidad para los organizadores. Hay que desarrollar una buena gestión de Social Media.

La industria de reuniones se está viendo muy influenciada por los avances tecnológicos. El componente virtual de las reuniones va a ser un elemento fundamental en el futuro. Pero la tecnología también ha permitido una mejor gestión integral de los eventos, con software que aglutina toda la información relevante de los participantes, lo que permitirá tomar mejores decisiones estratégicas en tiempo real y mejorar la experiencia de los asistentes.

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Aunque las perspectivas son positivas, los organizadores tienen ciertas preocupaciones, entre las que cabe destacar las siguientes:

  • Debido a la crisis económica hay preocupación por escoger destinos que sean percibidos como muy exclusivos, caros o glamurosos. Las empresas no quieren dar la impresión que tiran el dinero, cuando la situación económica es precaria y están reduciendo en muchos casos plantillas y sueldos. Esto conllevará una mayor demanda de hoteles de segmento medio, aunque también un aumento del precio medio por habitación. Los precios de los pasajes aéreos también subirán.
  • Otro factor de preocupación es la coyuntura y estabilidad política y económica mundial, que afectará sin duda al desarrollo de reuniones y eventos.
  • Por otro lado, pierden fuerza las consideraciones medioambientales y verdes en el desarrollo de todo tipo de reuniones y eventos.

El informe también destaca las principales soluciones digitales aplicadas a las reuniones y eventos, siendo estas:

  • Software y soluciones tecnológicas para gestionar a los asistentes a un evento.
  • Aplicaciones móviles propias del evento.
  • Software que integre las redes sociales en el evento y que involucre a los participantes. Lo importante es que la comunicación sea bidireccional.
  • Tecnología aplicada al desarrollo de reuniones híbridas y reuniones totalmente virtuales.

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Otra parte del informe hace referencia a las tendencias en la producción de los eventos. Es importante recordar que en muchos eventos, los costes de producción pueden llegar al 35% del presupuesto.

Entre las principales tendencias, cabe destacar:

  • Los organizadores tienen que buscar formas de involucrar a la audiencia.
  • Crear un ambiente visual mucho más estimulante.
  • Innovar en la forma de hacer las presentaciones, usando pantallas gigantes y video mapping.
  • Saber contar una historia a través de todo el evento.
  • Y crear ambientes cálidos y relajados para facilitar el networking.

El estudio también da información sobre las tendencias que se desprenden de la encuesta a organizadores de reuniones presentes en Latinoamérica. Las principales conclusiones son:

  • El número de reuniones y eventos crecerá a lo largo de 2015.
  • Las reuniones que más crecerán serán las de capacitación, con un 2,4% y los incentivos, con un 1,3%.
  • Las reuniones relacionadas con marketing y ventas disminuirán.
  • Aumentará la demanda de hoteles de 4 estrellas y los precios de todas las categorías de hoteles. En torno al 2,3%.
  • El crecimiento de nueva planta hotelera de 4 estrellas en la región ayudará a cubrir la mayor demanda de este tipo de alojamiento.
  • Se espera crecimiento de los presupuestos para reuniones y eventos.
  • La duración de las reuniones varían entre los 1,8 días para conferencias y los 3,8 días para incentivos.
  • Las ciudades concentrarán un mayor porcentaje de reuniones, pasando del 65% en 2014 al 72% de 2015.

Por último destacar, el Top 10 de ciudades Latinoamericanas con más actividad de reuniones y eventos.

  • Rio de Janeiro. Brasil
  • Rivera Maya / Cancún. México
  • Ciudad de Panamá, Panamá
  • Sao Paulo. Brasil
  • Cartagena de Indias, Bogotá. Colombia
  • Punta Cana, Republica Dominicana
  • Buenos Aires / Mendoza. Argentina
  • Cusco / Machu Picchu /Lima. Perú
  • Puerto Vallarta, México
  • San José / Punta Arenas. Costa Rica
 

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