La sostenibilidad es un elemento cada vez más importante en la planificación y desarrollo de reuniones y eventos internacionales.

Una mayor conciencia sobre los impactos sociales y medioambientales que genera una reunión en un destino, hace que los participantes demanden eventos más verdes y sostenibles.

En este artículo os quiero dar algunas recomendaciones que permiten desarrollar reuniones y eventos más sostenibles.

Factores de decisión a la hora de elegir un destino y una sede

Estos son algunos de los criterios que los organizadores de reuniones toman en cuenta a la hora de elegir el destino o la sede para un evento sostenible:

  • Planificación – analizar si se puede hacer evento hibrido o usar videoconferencia
  • Primar aquellos destinos que tengan una política medioambiental y trabajen para favorecer un turismo más sostenible
  • Buscar destinos bien conectados para evitar vuelos con escala
  • Buscar sedes que tenga acceso con transporte público
  • Involucrar a sedes, hoteles y otros proveedores que tengas instalaciones adaptadas a personas con discapacidad o limitaciones de movimiento
  • Primar la contratación de sedes y hoteles que tengan
  • Política medioambiental y de reciclaje de materiales
  • Políticas de uso eficiente de energía y otros recursos escasos (como el agua)
  • Política de Responsabilidad Social Corporativa (RSC)

Planifica un evento sin papel (paper free)

A continuación os mostramos algunas acciones para reducir el uso del papel en una reunión:

  • Transmite toda la documentación de la reunión de forma electrónica
  • Solicita a los asistentes que dicha documentación la consulten en la pantalla y no impriman los documentos
  • Usar proyectores y pantallas para informar sobre el programa en diferentes áreas comunes del evento (usando elementos de bajo consumo eléctrico)
  • Evita o limita el uso de marcadores tóxicos y gestiona bien el reciclaje de cualquier material contaminante utilizado
  • Si la impresión de documentos es necesaria, en la planificación hay que dejar muy claro quien es responsable de impresión para evitar dobles copias.
  • Se debe usar papel reciclable (hay certificados internacionales como FSC o PEFC) e imprimir por ambas caras del papel
  • Imprime las presentaciones de power point en Formato “Documento” incluyendo varias diapositivas en un folio (permite una correcta visualización y reduce mucho el papel utilizado)
  • Imprime en blanco y negro cuando sea posible (el color hace el reciclaje de la tinta más difícil)
  • No imprimas un número de copias superior al número de participantes
  • Usa flipcharts (rotafolios)

Alimentación

Aquí te recomendamos algunas acciones para que la planifica de comidas y coffee breaks en una reunión sean sostenibles y no generen basura:

  • Compra productos de gran consumo (como azúcar, sal, aceite…) en grandes cantidades y en contenedores reciclables
  • Calcula bien las cantidades para evitar desperdicios
  • Usa materiales reutilizables (evita cubertería y platos de plástico o papel) tanto para comidas, como para coffe breaks y cocktails.
  • Usa servilletas reciclables (servilletas de tela que se puedan lavar)
  • Usa alimentos de temporada, cultivados orgánicamente y producidos localmente
  • Usa productos importados basados en iniciativas de comercio justo
  • Ofrece menús para vegetarianos y veganos, alternativas a necesidades especiales (como halal o kosher), alergias e intolerancias alimenticias.
  • Elige empresa de catering que tenga una consciencia social y ambiental
  • Establece políticas de donación de restos de comida (no perecederos) a organizaciones sin animo de lucro (si la legislación local lo permite y es seguro alimentariamente).

Transporte

Estas son algunas recomendaciones relacionadas con el transporte, para hacer tu reunión o evento más sostenible:

  • Elige destinos que tengan buena conectividad para evitar excesivas escalas aéreas que generar mayor impacto medioambiental
  • Promueve e incentiva el uso de medios de transporte sostenible por parte de los asistentes a la reunión o evento (transporte público, a pie, en bici, compartir taxi,…).
  • Cuando las cifras lo permitan, organiza transporte grupal, para evitar traslados individuales de los asistentes a la sede de reuniones (servicio de transfers)
  • En este sentido, opta por medios de transporte ecológicos, eléctricos o con bajo impacto medioambiental (híbridos)
  • Ofrece a los asistentes información detallada sobre las diferentes opciones de transporte y datos de contacto de alquiler de bicis y servicios similares.
  • Planifica el contar con un parking habilitado para bicis cerca de la entrada del recinto (para incentivar su uso)

Regalos

  • Usa productos manufacturados localmente
  • Usar el menor papel y otros materiales para empaquetarlos y decorarlos

Comunicación

Estrategias de comunicación para ser más sostenibles

  • Incentiva el registro online
  • Limita la impresión de materiales en papel, dando prioridad a canales de comunicación online (sitio web o App) con zona de descargas de materiales en formatos digitales
  • Usa papel reciclado para las impresiones
  • Informa de las medidas que está tomando el evento para minimizar su impacto medioambiental y ser más eficientes energéticamente.
  • Ofrece a los asistentes recomendaciones sobre como minimizar su impacto medioambiental durante el evento

Actividades de responsabilidad social corporativa que se pueden ofrecer a organizadores

En una reciente encuesta desarrollada por la American Society of Association Executives, el 39% de los organizadores de reuniones y congresos asociativos, declaran haber desarrollado al menos un servicio comunitario o acción de responsabilidad social corporativa en el destino donde han desarrollado su ultimo evento. Otro 15% declaró que tienen pensando desarrollar este tipo de iniciativas el próximo año.

Beneficios de desarrollar este tipo de acciones en un evento:

  • Aporta un valor añadido a la comunidad local donde se desarrolla el evento
  • Mejora la imagen del organizador
  • Desarrolla actividades significativas para los asistentes de reuniones, que pueden ofrecer increíbles oportunidades de networking y desarrollo personal
  • Permite a los asistentes una mejor conexión con el destino donde se desarrolla el evento
  • Genera visibilidad mediática hacia el evento

Para aprovecharse de esta tendencia y generar un impacto positivo de las reuniones en la comunidad, los destinos tienen que ofrecer a los organizadores de reuniones propuestas de actividades “llave en mano”, con experiencias bien organizadas y que aporten un valor añadido al destino y una sensación de desarrollo personal a los participantes.

Algunas ideas sobre actividades de Responsabilidad Social Corporativa:

El regalo – Una actividad muy sencilla consiste en que los asistentes a reuniones tengan una sesión para organizar bolsas con pequeños regalos (cosas para leer o pintar) y golosinas que luego serán distribuidas en hospitales infantiles de la región.

Limpieza de playas o parques –  se puede plantear una visita a una playa local para organizar batidas que limpien la zona de plásticos y otros productos contaminantes para el océano.

Plantar arboles – se puede organizar con alguna asociación ecologista y las autoridades locales el plantar arboles por parte de los asistentes.

Recogida de Fondos – También se puede organizar durante la reunión una campaña de recogida de fondos destinados a una organización sin animo de lucro local.

Donación de productos – las empresas pueden donar a la comunidad local ciertos productos que ellos usan para la decoración de los eventos y que se puede reutilizar para su uso en escuelas a través de programas de arte.

Apoyo a iniciativas locales – Hay que informar a los organizadores sobre iniciativas que ya están en marcha como Bancos de Alimentos o proyectos con población en riesgo de pobreza o exclusión social.

Organiza colectas entre los asistentes al evento (durante la celebración del mismo) para ayudar a financiar escuelas locales, programas de desarrollo local o medidas de conservación medioambiental (limpieza de playas o repoblar bosques por ejemplo).

 

Con esto termina el artículo sobre como lograr reuniones y eventos más sostenibles.

Espero que os haya resultado intersante

 

 

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