Análisis del futuro del turismo de reuniones, seg...

Análisis del futuro del turismo de reuniones, según CWT

  • 5 octubre, 2015
  • por Raúl García López
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La división de Meeting & Events de la agencia Carlson Wagonlit Travel (CWT), acaba de publicar el estudio “The 2016 Meetings and Events Forecast”, que analiza las tendencias que van a influir en el turismo de reuniones en el 2016.

Según David Moran, Vicepresidente Ejecutivo de la compañía, las tres principales tendencias en el sector de reuniones van a ser:

  • Los hoteles van a implementar políticas de cancelación más duras.
  • Los costes de alimentación y bebidas en las reuniones van a crecer.
  • Se va a prestar más atención al “Compliance” – termino inglés que hace referencia a la necesidad de definir medidas de vigilancia y de control para asegurarse el cumplimiento tanto de las normas internas de la compañía, como de la normativa y las leyes oficiales.

La crisis económica de los últimos años ha hecho que muchas empresas estén buscando formulas, que les permitan reducir el coste de organizar sus reuniones y al mismo tiempo mejorar su eficacia y medir el retorno de la inversión.

Para conseguir este binomio de reuniones más baratas y efectivas, muchas empresas y organizaciones están usando programas de software diseñados para gestionar reuniones. Es lo que en inglés se denomina SMM:Strategic Meetings Management.

La tecnología es otra gran fuerza que está transformando el sector. La tecnología, junto a las nuevas necesidades de las generaciones más jóvenes de delegados, van a generar una gran demanda de aplicaciones móviles (Apps) especificas para su uso en reuniones y eventos.

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Perspectivas económicas 

Este año 2015 hemos visto como ha mejorado la situación de la economía en Estados Unidos y como la economía europea empieza a crecer. No obstante, su crecimiento va a ser todavía bastante débil el año que viene. En 2015 también hemos visto como China experimentaba un frenazo a su crecimiento y como otras economías emergentes como Rusia, Brasil o Argentina entraban en recesión.

Como consecuencia de todo ello, el comercio mundial se ha frenado y el dólar se ha apreciado. En lo que llevamos de año se ha revalorizado más de un 10% en relación al euro. El bajo precio del petróleo puede ayudar a abaratar los viajes y fomentar el crecimiento de algunos segmentos de reuniones.

El informe también señala que en 2016 los precios medios de los hoteles van a subir a nivel global.

Norteamérica será la región donde más suban los precios hoteleros (con un crecimiento del 4,3%), seguida por América Latina y el Caribe (3,7%), Asia-Pacifico (3%), Europa del Este (2%), Oriente Medio y África (1%) y por último Europa Occidental (0,7%), que es donde menos crecerán los precios.

Análisis de los diferentes mercados

Asia Pacifico – Esta región estará marcada por la fuerte demanda de China e India, lo que tendrá reflejo en un mayor tamaño medio de las reuniones y en un aumento de los precios hoteleros de la región. No obstante, la oferta hotelera también está aumentando, con un crecimiento de casi el 7% en el último año. Principalmente se están construyendo en China y en Indonesia.

Europa – Aunque la economía de la zona euro está empezando a crecer, las empresas son cautas ante la posibilidad de volver a caer en la recesión. Esto hace que la demanda de reuniones apenas crezca. La tendencia es tener reuniones más locales y cuidar mucho los costes. La oferta tampoco ha crecido casi, e incluso ha decrecido el número de hoteles en construcción.

América Latina – En esta región las expectativas son más positivas, debido a que los proveedores están ofreciendo a los organizadores de reuniones, mejores precios y mejores condiciones de contratación.

Se estima que puede crecer mucho la demanda de reuniones e incentivos de farmacéuticas americanas, que buscan tener más visibilidad en la región. No obstante, en general se ha frenado la demanda del resto de sectores de actividad y el mercado brasileño se ha parado.

La coyuntura económica hace que las reuniones sean cada vez más locales o regionales, reduciéndose las internacionales. El tamaño medio de las reuniones sigue reduciéndose en torno a un 10% anual. El interés por reducir costes hace que se espere una mayor demanda de hoteles de segmento medio.

No obstante dos factores incitan al optimismo:

  • CWT estima un crecimiento del 25% en la construcción de nuevos hoteles en la región.
  • En 2016 se van a celebrar en Rio de Janeiro los Juegos Olímpicos, que pueden generar mayor demanda para toda la región.

Norteamérica – Se espera que la demanda de reuniones domesticas siga creciendo en 2016. A nivel internacional crecerán sobre todo los incentivos.

La oferta de hoteles ha crecido un 10% el año pasado y también crece el porcentaje de hoteles en construcción (un 30%), sobre todo en Nueva York, Houston y Dallas.

El informe también da varias recomendaciones para los organizadores de reuniones:

1.- Usar Strategic Meetings Management (SMM) – Cada día más empresas están usando software que les permite gestionar de forma eficaz sus reuniones. Entre los beneficios de usar software de gestión de reuniones podemos destacar:

  • Ahorro económico.
  • Visión más estratégica de la reunión.
  • Reducción del riesgo (tanto financiero como legal).
  • Transparencia.
  • Compliance.
  • Y por último, un aumento de la satisfacción de los asistentes.

2.- Planificar con tiempo – Los plazos para organizar reuniones se siguen reduciendo. Las empresas que organicen reuniones deben entender que cuanto más adelanten la búsqueda del destino y de la sede para su reunión, mejores precios van a conseguir. Un mayor tiempo de planificación también permite garantizar la eficacia e impacto de la reunión.

3.- Cuidar los coste de Alimentación y Bebidas – Los costes de F&B (Food and Beverage) siguen aumentando y tienen un impacto significativo sobre el coste total por asistente. Hay que buscar formulas que permitan reducir el coste de esta partida, sin disminuir la satisfacción del cliente (que espera tener experiencias gastronómicas significativas en reuniones y eventos)

4.- Reducir los riesgos con los hoteles – Los hoteles están endureciendo sus políticas de cancelación. Se recomienda a empresas y a hoteles a desarrollar acuerdos de colaboración y programas de proveedores preferentes.

5.- Mejorar la gestión de contratos – Las empresas tienen que tener una estrategia para racionalizar y controlar las diferentes obligaciones contractuales que se asumen en el desarrollo de diferentes reuniones y eventos.

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Necesidad de innovar a través de la tecnología

El estudio también hace hincapié en que la tecnología tiene que ser una de las primeras prioridades para cualquier organizador de reuniones y eventos.

Entre las primeras aplicaciones de la tecnología a la operativa del congreso destacan:

Herramientas de registro online: cada vez se usa más el registro online, que permite más visibilidad y transparencia a las empresas, a la vez que crea un canal de comunicación con los asistentes y mejorar su satisfacción.

Redes Sociales – El uso de las redes sociales en las reuniones va a seguir creciendo, influenciado por las nuevas generaciones de asistentes, que demandan comunicación directa, en tiempo real.

Aplicaciones Móviles (Apps) de reuniones – De todos las avances tecnológicos aplicados a las reuniones, el desarrollo de Aplicaciones móviles (Apps) va a ser el más demandado. Estas aplicaciones permiten crear un canal de comunicación directo con los asistentes, conocer mejor sus necesidades y poder poner a su disposición información y herramientas que les ayuden a personalizar su experiencia en la reunión y en el destino.

Medición – La tecnología también tiene que usarse para poder medir la eficacia de las reuniones y el retorno a la inversión (ROI)

Por último, las empresas tienen que analizar la viabilidad de desarrollar Reuniones hibridas o virtuales – Las empresas tienen que analizar si la naturaleza de su negocio y su cultura empresarial permiten el desarrollo con éxito de reuniones híbridas (donde se combina un componente presencial de la reunión con otra parte que es virtual) o la organización de reuniones 100% virtuales.

El desarrollo de estos dos tipos de reuniones influye en el coste de organización y en la vida útil que tiene la reunión.

Terminamos así con el análisis del estudio de Carlson Wagonlits Travel. Si quieres ver todo el informe, lo puedes encontrar en este enlace:

http://www.carlsonwagonlit.com/export/sites/cwt/en/global/insights/global-forecast-2016/2016-cwt-meetings-events-forecast.pdf

Si también te interesa el segmento de los congresos, te recomiendo que leas mi articulo: Tendencias mundiales en los procesos de candidatura para captar congresos internacionales, que puedes encontrar en el siguiente enlace:

https://www.aprendedeturismo.org/tendencias-mundiales-en-los-procesos-de-candidatura-para-captar-congresos-de-asociaciones-internacionales-resumen-de-seminario-hibrido-de-icca/

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